Przedsiębiorcy, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zobowiązani są do ewidencji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Obowiązek ten wynika z Ustawy o VAT (rozdział 3, art. 111). Bardzo istotnym dokumentem ściśle powiązanym z tym zapisem jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ogólną zasadą zwalniającą z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej są obroty  ze sprzedaży  nieprzekraczające w danym roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Istnieją jednak warunki szczególne, które wpływają na przyspieszenie, bądź też „ominięcie” obowiązku instalowania kasy. I tak do tych zasad należą:

– Metoda płatności – jeśli przedsiębiorca zdecyduje się od początku na sprzedaż, za którą należności będzie otrzymywał tylko przelewem, nie musi przejmować się ograniczeniem 20 000 zł. Przy takich płatnościach nie ma obowiązku instalowania kasy – wystarczy, że sprzedaż będzie odpowiednio udokumentowana (np. poprzez faktury lub ewidencję), a wpływy ze sprzedaży będą widoczne na wyciągach bankowych. Natomiast jeśli należności za dokonaną sprzedaż będą przekazywane tylko gotówką lub w sposób mieszany – gotówkowe i przelewem – to wartość całej sprzedaży wlicza się do limitu uprawniającego do zwolnienia z obowiązku prowadzenia kasy.

– Czas prowadzenia działalności – jeśli działalność prowadzona była nie przez cały rok, tylko np. od października, to limit kwoty zwalniającej z prowadzenia kasy nie będzie wynosił 20 000zł, tylko proporcję tej kwoty dla trzech miesięcy (§ 5. Ust. 2 ww. rozporządzenia), czyli: Po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym przekroczony został limit kwoty uprawniającej do zwolnienia z kasy, podatnik ma obowiązek zainstalować kasę fiskalną. Co ciekawe w ciągu tych dwóch miesięcy nie jest ważne już w jakiej formie będzie otrzymywać należność za dokonaną sprzedaż. Ważne tylko, aby dopełnić obowiązku założenia kasy w wymaganym okresie.

Kasa fiskalna w gruncie rzeczy nie musi stanowić wielkiego kosztu, ponieważ przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. ulgi na zakup kasy fiskalnej po spełnieniu łącznie kilku warunków. Urząd Skarbowy może zwrócić przedsiębiorcy 90% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 700zł. Jednak wiążą się z tym pewne czynności, które mogę okazywać się uciążliwe, np. sporządzanie dziennych raportów.

Jak uniknąć obowiązku zakładania kasy fiskalnej jeśli działalność nie jest wymieniona w wyjątkach, które są zwolnione z kasy, a obroty osiągnęły prawie 20 000 zł?

W takim przypadku, najważniejsza jest czujność przedsiębiorcy. Jeśli kolejna sprzedaż wpłynie na przekroczenie kwoty obrotów zwalniającej z kasy, to aby ominąć konieczność jej zakładania, każdą następną sprzedaż należy realizować z metodą płatności w formie przelewu.

Przykład:

Załóżmy, że do chwili obecnej suma naszych przychodów ze sprzedaży dokonanej dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wynosi  19 800 zł.

Kolejna sprzedaż ma być dokonana na 400 zł – w tym momencie przekroczony zostanie limit 20 000 zł. Aby obowiązek założenia kasy odwlec na długo w czasie, przedsiębiorca powinien każdą następną sprzedaż udokumentować z płatnością w formie przelewu.

Nie powinno to sprawiać większych trudności, jednak wymaga to konsekwencji i skrupulatności. Przekroczenie tej kwoty nawet o jeden grosz wzbudzi obowiązek założenia kasy fiskalnej, a niedopełnienie go będzie skutkowało m.in. sankcjami w VAT i brakiem możliwości skorzystania z ulgi na zakup kasy.